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CDD
Saint Denis
Publié le 30/07/2021

Assistant(e) de Direction (F/H)

CDD
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Descriptif du poste

Activités principales

Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction et de la Directrice et de son adjointe :
En assurant un rôle d’interface entre les agents et les autres directions

En renseignant les agents sur les demandes diverses

En dirigeant les appels vers les interlocuteurs adéquats


Organiser l’activité de la Direction, de sa Directrice et de son adjointe :
Assurer la prise de RDV

Organiser et actualiser les agendas

Organiser des réunions de Direction

Préparer les dossiers et assurer le suivi

Organiser des réunions ou événements avec l’interne et l’externe dans le cadre des activités de la direction (ex. comités d’interface)

Renseigner les tableaux de bord pour permettre le suivi des activités et des indicateurs

Assurer le suivi des échéanciers et le suivi du planning collectif

Recueillir les demandes de formation

Assurer la gestion des approvisionnements nécessaires sur le fonctionnement de l’entité (fournitures, matériels, documentations, …)

Organiser les déplacements de une ou de plusieurs personnes


Traiter et classer de l’information
Réalisant des points quotidiens avec le Directeur et/ou son adjoint pour l'avancement du travail, des rendez-vous, des informations à envoyer

Gérer la boîte mail du Directeur et de son adjoint : classement des mails, rappels etc.

Orienter les appels téléphoniques vers la personne ou le service concerné

Dispatcher l’information (courriers, courriels...) vers le destinataire en fonction de ses attributions

Rédiger et mettre en forme tout type de document à partir de plusieurs sources existantes

Traiter le courrier, les courriels, les appels en donnant les premiers éléments de réponse aux questions des interlocuteurs

Constituer des fonds de dossiers en sélectionnant les pièces nécessaires : rechercher et rassembler des documents préalablement identifiés, notamment en vue de la constitution des dossiers

Participer à des réunions et rédiger des projets de comptes rendus

Suivre l’état d’avancement d’un dossier pour participer au respect des délais de production et de réalisation (relancer les interlocuteurs internes et externes si besoin)

Assurer l’archivage des documents

Informer les interlocuteurs sur l’état d’avancement du traitement de leur demande

Profil recherché

    Diplôme requis Bac minimum demandé

    Expérience professionnelle requise : Expérience dans un poste similaire

    Compétences clés recherchées
    Elaborer, adopter et optimiser le planning de travail de rendez-vous
    Accueillir physiquement et au téléphone des interlocuteurs et des visiteurs
    Savoir alerter sa hiérarchie autant que de besoin
    Faire preuve de discrétion
    Rédiger et mettre en forme des note document et ou rapport
    Utiliser le fonctionnalistes Pack Office Word Excel Powerpoint
    Rechercher de l’information, identifier les informations communicables à autrui et le faire circuler
    Organiser et classer des données, des informations et des documents de diverses natures
    Organiser son activité, repérer les priorités
    Organiser des évènements

Informations complémentaires

Type de contrat : CDD de 6 mois

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l'agent
En vertu de l'Art L.5323-4 du code la santé publique, le titulaire du poste est soumis à l'obligation de remplir une déclaration publique d'intérêt. Par ailleurs, dans le cadre d'un dispositif de prévention du risque de prise illégale d'intérêt (prévu à l'Art 432-13 du code pénal), les agents publics qui souhaitent exercer une activité
dans le secteur privé doivent préalablement se soumettre aux dispositions réglementaires relatives à la déontologie (information préalable de l'ANSM pour saisine de la commission de la déontologie de la fonction publique).


CDD
Administration - Gestion
Saint Denis