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CDD
Saint Denis
Publié le 07/04/2020

Assistante (F/H)

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Descriptif du poste

Activités principales :

I - Secrétariat du Chef de Pôle

  • assurer l'accueil téléphonique
  • gérer l'agenda
  • rédaction de courriers

 

II - Secrétariat du Pôle:

  • assurer l'accueil téléphonique
  • distribution du courrier
  • assurer la copie, le classement et télécopies
  • assurer les demandes de reprographie et commandes d'articles
  • commande de fournitures
  • organiser des réunions et comptes rendus du pôle
  • organiser des réunions diverses du pôle
  • appui bureautique (supports de présentation, mise en forme de documents…)

 

III - Organisation du Pôle :

  1. Assurer la gestion des Groupes de Travail externes gérés par le pôle (Comités permanents scientifiques et Comités d’interface) :
  • Administrative :
    • Suivi des DPI des experts (déclaration sur le site unique, CV, engagements de confidentialité, cotations des liens d'intérêts)
    • Envoi des convocations, préparation des ordres du jour, des feuilles d'émargement
    • Appui au référent concerné pour la formalisation et diffusion des CR
  • Logistique des réunions (réservation des salles de réunion, demander un enregistrement audio, faxer une demande de restauration à la DAF, copie des supports, accueil des participants…)

 

  1. Gestion des Groupes de Travail/réunions internes gérés par le pôle (staffs des référents métier et référents processus)
  • Administrative : Appui au référent concerné pour la formalisation et diffusion des CR

Logistique des réunions (réservation des salles de réunion, copie des supports, etc…)

 

Activités secondaires :

Back-up sur les activités administratives de Pharmacopée du pôle

Back-up sur les activités administratives de de la Direction en période de congés

Gérer les absences du pôle (congés / TP / Missions / récupération de TP…)

Gestion de la boîte mail générique "Phase Pilote"

Profil recherché

    Diplôme requis :

    Bac +2

    Idéalement :

    • Bac pro Gestion administration,
    • Bac techno STMG,
    • BTS Assistant de manager,
    • BTS Assistant de gestion PME-PMI,
    • DUT Carrières juridiques,
    • DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA),
    • DUT Gestion administrative et commerciale (GACO),
    • Licence Administration et gestion des entreprises

    Expérience professionnelle requise

    Expérience professionnelle acquise sur des fonctions similaires

    Compétences clés recherchées

    La fonction nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles :

    • connaître et maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), Internet,
    • savoir prendre des notes,
    • maîtriser la langue française écrite et orale,
    • être capable de rédiger,
    • savoir hiérarchiser et classer des documents,
    • savoir communiquer rapidement et efficacement,
    • bon niveau d’anglais

    Savoir-être et savoir-faire :

    Organisé, méthodique et sens de l’anticipation

    Savoir gérer les priorités

    Très bon relationnel

    Discrétion

Informations complémentaires

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l'agent

En vertu de l'Art L.5323-4 du code la santé publique, le titulaire du poste est soumis à l'obligation de remplir une déclaration publique d'intérêt. Par ailleurs, dans le cadre d'un dispositif de prévention du risque de prise illégale d'intérêt (prévu à l'Art 432-13 du code pénal), les agents publics qui souhaitent exercer une activité dans le secteur privé doivent préalablement se soumettre aux dispositions réglementaires relatives à la déontologie (information préalable de l'ANSM pour saisine de la commission de la déontologie de la fonction publique).


CDD
Saint Denis