Gestionnaire Administratif (F/H)

Descriptif du poste

Finalité du poste  :

Gérer les déplacements des agents et des experts externes, de la commande des prestations aux remboursements des dépenses de frais de mission. 

Activités principales :

Dans le cadre des textes réglementant les missions, le gestionnaire met en œuvre la politique de voyages à l’occasion de : 

• La gestion des ordres de mission des agents et des convocations des experts externes
• Enregistrement, contrôle, classement
• Réservations et commandes des titres de transport, des hébergements et des voitures de location via la plateforme de réservation dédiée
• Gestion du versement des avances sur frais de mission

• La gestion des états de frais des agents et des experts              
• Contrôle de la régularité des sommes demandées en remboursement et des pièces justificatives des dépenses.  
• Saisie des remboursements dans SIFAS
• Suivi des surcoûts engendrés par les dérogations fixées par le Conseil d'administration en matière de mission.

La gestion des factures relatives à des inscriptions à des colloques

• Enregistrement et suivi des dossiers comportant des frais d'inscription.         
• Contrôle de la régularité des sommes facturées.         
• Saisie des paiements dans SIFAS

Par ailleurs, le gestionnaire a également pour mission d’assurer :

• Le classement et l'archivage des pièces administratives et comptables  
• Les réponses aux questions des agents et des experts comme les décisions prises s’agissant de l’application ordinaire de la politique de voyages, en concertation avec le coordonnateur de l’activité missions.

Activités secondaires  :

Le gestionnaire remonte au coordonnateur de l’activité missions toute difficulté ou anomalie dans le fonctionnement des outils à sa disposition, notamment le portail de réservation.

Il participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes       (modes opératoires, instructions de travail…). 

Il collabore à l’évolution des outils informatiques

Il contribue au suivi des indicateurs d'activités

Il participe aux activités transverses du pôle 

Profil recherché

Diplôme requis :

Baccalauréat minimum demandé BTS de gestion souhaité

Expérience professionnelle requise  :

Expérience requise en gestion ou assistanat de direction

Compétences clés recherchées   :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...)  

• Rigueur, sens de l’organisation, méthode
• Compréhension et analyse du besoin
• Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe et dans l’urgence).
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité
• Polyvalence  

Informations complémentaires

Direction: Agence comptable  

Pôle/produit  : Pôle Rémunérations, Indemnisations et Missions (PRIM)

Liaisons :

.hiérarchiques: Chef du Pôle Rémunérations, Indemnisations et Missions  

.fonctionnelles : Référent missions – coordonnateur d’activité

Collaborations internes  

Agence comptable  

DAF-budget et toutes les directions « clientes »

Collaborations externes  

Agence de voyages

Experts externes sollicités par l’Agence  

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l'agent.

En vertu de l'Art L.5323-4 du code la santé publique, le titulaire du poste est soumis à l'obligation de remplir une déclaration publique d'intérêt.

Par ailleurs, dans le cadre d'un dispositif de prévention du risque de prise illégale d'intérêt (prévu à l'Art 432-13 du code pénal), les agents publics qui souhaitent exercer une activité dans le secteur privé doivent préalablement se soumettre aux dispositions réglementaires relatives à la déontologie(information préalable de l'ANSM pour saisine de la commission de la déontologie de la fonction publique).