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CDD
Saint denis
Publié le 23/11/2022

ASSISTANT(E) DE DIRECTION (F/H)

CDD
A+ A-

Descriptif du poste

Finalité du poste
Assurer l’assistanat de la Direction

Activités principales
 Le titulaire aura pour principales missions :

Ø  Assurer l’assistanat de direction :

-           Organiser, coordonner, assurer le suivi des actions nécessaires au bon fonctionnement des missions de la direction (agendas de la Directrice et de la Directrice adjointe, convocations, réservations)

-           Enregistrer, traiter le courrier, traiter et classer l'information

-           Assurer et filtrer l’accueil physique et téléphonique

-           Assurer un rôle d’interface entre les agents et l’équipe de direction

-           Préparer des dossiers en vue des réunions de la Directrice et de la Directrice adjointe

-           Organiser les déplacements de la direction

Ø  Appuyer le pôle qualité de vie au travail et dialogue social dans l’organisation des instances (CTE, CHSCT, CCP, CAP, réunions du dialogue social)

-        Assister le pôle dans l’organisation logistique (planification, réservation des salles, etc.)

Ø  Etre l’interlocuteur de la Direction sur des thématiques transverses :

-           Correspondant formation : suivre / recueillir/ saisir les demandes de formations

-           Suivre les congés

-           Etre le principal référent Kusuri de la Direction (en appui le cas échéant des autres contributeurs)

-           Etre le référent archivage de la DRH

Ø     Appuyer la direction dans sa gestion administrative

Ø   Assurer le remplacement du secrétariat de la Direction de l’administration et des finances ainsi que de la DSI en cas d’absence des titulaires

Les missions du poste pourront évoluer au regard de l’évolution de la structure.

Profil recherché

    Formation / Diplôme :
     Bac minimum demandé, idéalement bac+ 2 en assistanat

    Expérience professionnelle requise :
    Une expérience à un poste similaire est souhaitée

    Compétences clés recherchées :
     -           Discrétion et respect strict du secret professionnel

    -           Maîtrise des fonctionnalités du pack office (Word, Power Point, Excel,..) et des boites mail.

    -           Travail en équipe, disponibilité

    -           Esprit d’initiative et d’entraide

    -           Adaptabilité et réactivité, capacité à travailler dans l’urgence

    -           Maîtrise des techniques d’expression écrite

    -           Sens de l’organisation, gestion de son temps et des priorités

    -           Rigueur

Informations complémentaires

Direction : Direction des Ressources humaines

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles :

Hiérarchiques : Directrice et Directrice adjointe des Ressources humaines

Fonctionnelles : Chefs de pôles de la DRH

Collaborations internes et externes :

Internes : Les autres agents de la direction,

Les assistantes de direction de l’Agence et en n particulier de la DAF et la DSI du fait de l'existence d'activités mutualisées

Ensemble des directions de l’Agence

Compatible télétravail    ☒oui     ☐non 

Poste à pourvoir en CDD de 3 ans

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l'agent
Conformément aux articles L.1451-1 et R.1451-1 du code de la santé publique, certains agents de l’ANSM, dont la nature des fonctions le justifie, doivent télé-déclarer leurs liens d’intérêts. Cette déclaration est rendue publique dans le cadre des dispositions en vigueur et actualisée par l’agent au moins annuellement.
Les candidats à un poste ne nécessitant pas une déclaration d’intérêts publiée renseignent un formulaire papier de déclaration de leurs liens d’intérêts lors du recrutement.
Par ailleurs, conformément aux dispositions relatives aux contrôles déontologiques dans la fonction publique, les agents publics qui souhaitent, dans le cadre d'un cumul d'activités ou lors d'une cessation de fonctions, exercer une activité dans le secteur privé, doivent au préalable en informer l'ANSM.
 


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Administration - Gestion
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