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CDD
Saint denis
Publié le 20/10/2022

Attaché administratif H/F H/F

CDD
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Descriptif du poste

Finalité du poste
Au sein de l'Agence comptable, et sous la responsabilité hiérarchique de la chef de pôle et de l'Agent Comptable, vous assurez, en collaboration avec deux gestionnaires, la gestion des frais de déplacement de l'ensemble des agents et des experts externes, dans le respect des délais impartis, de la règlementation et de la politique voyage en vigueur.

Activités principales
.Coordination et Reporting :
- Encadrement fonctionnel de deux gestionnaires
- Planifier et répartir les activités
- Prioriser en fonction des enjeux
- Suivre quotidiennement les "stocks" et ajuster les pratiques en tant que de besoin
- Restituer et échanger régulièrement sur les indicateurs d'activité, les dossiers marquants ou ceux présentant un risque avec la cheffe de pôle
- Elaborer des outils de suivi des activités / suivre des indicateurs

Référent mission : Garant de la bonne exécution du processus "missions"
- Superviser, contrôler et fiabiliser la gestion
- Valider les mises en paiement
- Gérer les interfaces entre Notilus et SIFAS
- Proposer toute mesure de nature à améliorer la gestion
- Veiller à la bonne application des textes en vigueur
- Veiller à la réalisation des actions et services dans les meilleurs délais possibles
- Veiller à la bonne exécution du marché "Agence de voyage"

Animation du réseau des correspondants missions
- Animer le réseau des correspondants au sein des directions dont les agents se déplacent et/ou qui convoquent des personnes étrangères à l'administration
- Améliorer et promouvoir le "guide mission" et tout support de communication (intranet notamment)
- Veiller à la compréhension et au respect de la politique voyage en vigueur

Activités secondaires
Administration de l'outil de gestion des missions "Notilus" :
- Gérer les habilitations, le paramétrage et le recettage des nouvelles versions
- Alimenter et suivre les données budgétaires
- Accompagner les nouveaux utilisateurs dans la prise en main de l'outil

Gestion administrative du pôle :
- Informer ou mettre en relation les agents, experts
- Gérer les demandes de dérogation
- Gérer les refacturations
- Renseigner les tableaux de bords nécessaires au suivi des différents process
- Archiver

 

Profil recherché

    Formation / Diplôme :
    Licence en Gestion administrative ou assimilée
    Expérience professionnelle requise :
    Expérience requise en gestion
    Compétences clés recherchées :
    Aptitudes relationnelles et managériales transverses
    Rigueur, sens de l’organisation, méthode
    Esprit d’analyse et autonomie
    Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...)
    Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
    Polyvalence

Informations complémentaires

Direction : AGENCE COMPTABLE
Pôle : Rémunérations, Indemnisations et Missions (RIM)
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles : Cheffe du pôle RIM et l'Agent comptable
Collaborations internes et externes : Ensemble des directions amenées à organiser des déplacements des agents et des experts
Prestataires "agence de voyage" et "éditeur du logiciel de gestion des missions".
Personnes étrangères à l'administration sollicitées par l'agence.
Autres établissements dans le cadre de groupement de commandes
Compatible télétravail ☒oui ☐non

Poste à pourvoir en CDD de 3 ans

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de
l'agent
En vertu de l'Art L.5323-4 du code la santé publique, le titulaire du poste est soumis à l'obligation de remplir une déclaration publique d'intérêt. Par ailleurs, dans le cadre d'un dispositif de prévention du risque de prise illégale d'intérêt (prévu à l'Art 432-13 du code pénal), les agents publics qui souhaitent exercer une activité dans le secteur privé doivent préalablement se soumettre aux dispositions réglementaires relatives à la déontologie (information préalable de l'ANSM pour saisine de la commission de la déontologie de la fonction publique)


CDD
Administration - Gestion
Saint denis