Gestionnaire de bases de données
Descriptif du poste
Finalité du poste
Le gestionnaire assure l'enregistrement des informations relatives aux processus métiers dans les bases de données et assure leur contrôle. Il participe à la traçabilité des flux entrants et sortants, ainsi qu'à la mesure des indicateurs.
Activités principales
Le gestionnaire assure l’enregistrement, la conformité électronique et l’aiguillage de tous les types de flux réceptionnés à la DMFR : format papier et format électronique
Les outils d’enregistrement sont :
- EURS pour les dossiers AMM, ASMF, PSUR
- OTES pour la traçabilité de la majorité des flux
- Publicare pour la traçabilité des dossiers PUB
- STD pour le suivi des dossiers.
- DIMEDIA / IRIS / bases ACCESS SUSAR pour la vigilance
- GED
Il participe aux opérations d’archivage du pôle
Il participe à la formation de ses collègues sur les différentes activités
Il analyse les difficultés rencontrées et propose des solutions
Ses activités consistent à :
• Renseigner, rechercher et indexer dans les bases de données concernées
• Enregistrer et aiguiller tout type de dossiers ou courriers dans les bases de données à l’aide des documents contenus dans le dossier
• Réaliser la conformité électronique des dossiers d’Autorisation de mise en marché et enregistrer les quittances sur l’outil OTES à l’aide des documents contenus dans le dossier
• Gérer les non-conformités électroniques et les intégrer si nécessaire dans l’outil EURS à l’aide des documents contenus dans le dossier
• Echanger le cas échéant avec les industriels dans le cadre de la recevabilité électronique
• S’assurer de l’archivage légal et électronique des pièces constitutives des dossiers papiers traités
• Réceptionner, enregistrer, aiguiller et archiver les nouvelles demandes suivant les différents modes de transmission et format
• Assurer la réception, la traçabilité, l’enregistrement et l’aiguillage des dossiers Procédures Centralisée issues des différents outils suite à l’analyse et la compréhension des documents du dossier réceptionné
• Réaliser l’enregistrement sous les outils OTES/STD et/ou l’aiguillage vers les Directions concernées des mails de la boite mail Ueurop, des boites essais cliniques (AEC et AMS) et du portail CTIS
• Assurer la mise à disposition, la traçabilité des signalements de cosmétovigilance, de matériovigilance et de réactovigilance, le tri et la création des « tiers »
• Mettre à disposition les déclarations d'effets indésirables SUSAR, aiguiller aux Directions concernées et effectuer le contrôle qualité.
Activités secondaires
Il applique les modes opératoires établis, participe à leur élaboration, et propose des évolutions si nécessaire.
Il participe aux audits internes.
Profil recherché
Formation / Diplôme :
Niveau Baccalauréat minimum
Expérience professionnelle requise :
Expérience dans la gestion administrative
Compétences clés recherchées :
- Organisé et réactif
- Rigoureux
- Sens du travail collaboratif et partagé
- Savoir utiliser les outils informatiques suite Office, boites mails, bases données types : Access
- Savoir lire et comprendre l'anglais
Informations complémentaires
Présentation générale du poste
Direction : Direction de la Maitrise des Flux et Référentiels
Pôle : Pôle Maitrise et Pilotage des Flux
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles : Chef de pôle maîtrise et pilotage des flux
Collaborations internes et externes : Il travaille en transversalité avec les autres pôles de sa direction, les directions produits et avec les autres directions métiers. Il est potentiellement amené à échanger avec les prestataires intervenant au sein du pôle mais aussi avec les firmes et promoteurs en lien avec les activités traitées.
Compatible télétravail ☒oui ☐non
Caractéristiques administratives
Type de contrat :
Poste à pourvoir en CDD de 3 mois (de mi-juin à mi-septembre)
Catégorie d’emploi : CE3
Rattachement du poste :
Agence Nationale de Sécurité du Médicament
et des produits de santé
143-147, boulevard Anatole France
93285 SAINT-DENIS CEDEX
Conditions particulières d’exercice : RAS
Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l'agent. Conformément aux articles L.1451-1 et R.1451-1 du code de la santé publique, certains agents de l’ANSM, dont la nature des fonctions le justifie, doivent télédéclarer leurs liens d’intérêts.
Les candidats à un poste ne nécessitant pas une déclaration d’intérêts publiée renseignent un formulaire papier de déclaration de leurs liens d’intérêts lors du recrutement.
Par ailleurs, conformément aux dispositions relatives aux contrôles déontologiques dans la fonction publique, les agents publics qui souhaitent, dans le cadre d'un cumul d'activités ou lors d'une cessation de fonctions, exercer une activité dans le secteur privé, doivent au préalable en informer l'ANSM.