Apprenti Assistant (H/F)

Descriptif du poste

Finalité du poste : 
Appuyer la cheffe de pôle et les évaluateurs pour la réalisation de leurs missions respectives
Activités principales
ACCUEIL
- Assurer et filtrer l’accueil physique et téléphonique
ORGANISATION
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’activité :
o assurer la prise des rendez-vous 
o récupérer les dossiers aux archives 
o assurer la gestion des approvisionnements nécessaires au fonctionnement du pôle 
(fournitures, matériels, documentations, etc.) 
- Organiser des réunions 
- Compléter des tableaux de bord permettant le suivi des activités du pôle
TRAITEMENT ET CLASSEMENT DE L’INFORMATION
- Réceptionner, orienter l’information (courriers, courriels, appels…) vers le destinataire, et fournir 
les premiers éléments de réponse le cas échéant
- Informer les interlocuteurs sur l’état d’avancement du traitement de leur demande
- Participer à la rédaction et mettre en forme des documents tels que des projets de courrier
- Rechercher, rassembler des documents préalablement identifiés, notamment en vue de la 
constitution des dossiers
- Solliciter des interlocuteurs internes et externes, recueillir, enregistrer et traiter les données 
collectées en s’assurant du respect des délais
- Classer les informations recueillies par le pôle
- Assurer la copie, le classement, l’archivage et l’envoi des documents relevant de son activité
- Contribuer à la préparation et au suivi administratif de missions (ordres de mission, …)
TRAITEMENT ET SUIVI DES DOSSIERS
- Participer à la recevabilité administrative de dossiers
- Vérifier la cohérence des éléments des dossiers reçus 
- Enregistrer et suivre les étapes de traitement des dossiers (réception, recevabilité, demande 
d’informations complémentaires, mise à l’instruction, demande d’avis, décision, etc.) à l’aide d’un 
outil de suivi
- Participer à la mise à jour les bases de données utilisées dans le cadre de son activité
- Participer à des réunions de suivi des dossiers
- Accompagner l’information autour des rappels de lots (courrier au laboratoire, bordereau d’alerte, 
formulaire de publication sur le site Internet de l’ANSM, information des acteurs institutionnels)
Activités secondaires :
QUALITE
- Contribuer au suivi des indicateurs de qualité (tableau de bord) relevant de son activité
MUTUALISATION DES TACHES D’ASSISTANAT : CONTINUITE DU SECRETARIAT DI
- Participer à la permanence physique telle que définie dans les plannings communs : gestion des 
courriers entrants et sortants
- Participer à la permanence Secrétariat DI telle que définie dans les plannings communs
o Gestion des réunions de la direction

Profil recherché

Formation / Diplôme :
Formation aux métiers de l’assistanat
Compétences clés recherchées :
- Rigueur, organisation, Maîtrise de Word et Excel 

Informations complémentaires

Type de contrat : Contrat d’apprentissage 
(l’ANSM ne recrute pas de contrats de professionnalisation)
Catégorie d’emploi : CE3
Emploi repère : Assistant

Conditions particulières d’exercice : Une semaine sur deux OU Deux ou Trois jours par semaine (permettant une présence toute les semaines) OU quinze jour / quinze jour

Candidater
Adresse d’envoi des candidatures :
A l’attention de Nathalie PEYSSON
rh-apprentissage@ansm.sante.fr
Date limite de dépôt des candidatures : mercredi 31 juillet 2024
Référence de l’offre : Assistant/DI24

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l'établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l'agent.

Conformément aux articles L.1451-1 et R.1451-1 du code de la santé publique, certains agents de l’ANSM, dont la nature des fonctions 
le justifie, doivent télé-déclarer leurs liens d’intérêts. Cette déclaration est rendue publique dans le cadre des dispositions en vigueur 
et actualisée par l’agent au moins annuellement. 
Les candidats à un poste ne nécessitant pas une déclaration d’intérêts publiée renseignent un formulaire papier de déclaration de 
leurs liens d’intérêts lors du recrutement. Par ailleurs, conformément aux dispositions relatives aux contrôles déontologiques dans la fonction publique, les agents publics qui souhaitent, dans le cadre d'un cumul d'activités ou lors d'une cessation de fonctions, exercer une activité dans le secteur privé, doivent au préalable en informer l'ANSM