Descriptif du poste

Finalité du poste

Le/la chef(fe) de cabinet accompagne la Direction générale dans la gestion et l’organisation de ses activités.

Placé sous la responsabilité directe du Directeur général, il/elle aura pour mission de coordonner le secrétariat de la Direction générale et de produire des notes ou analyses, permettant d’optimiser la prise de décision.

Activités principales

·         Organiser le fonctionnement général du secrétariat de la Direction générale :

o   Animer et coordonner les travaux des 2 assistantes de la direction générale 

o   Organisation de la gestion des agendas, des courriels entrants, du courrier, des appels téléphoniques et du secrétariat

o   Articulation des activités et bilatérales avec les directions

o   Coordination des réponses faites aux demandes du ministère, des autres agences, des corps d’inspection ou des autres autorités administratives ou d’organismes extérieurs

o   Suivi des courriers complexes signalés par la direction générale

o   Bonne organisation des comités de pilotage et de suivi présidés par la Direction générale

o   Vérification de la bonne réservation et installation technique de la salle

o   Coordination des déplacements de la Direction générale 

·             

·         Assurer la coordination de dossiers thématiques :

o   Aide à la réalisation des notes, des fiches techniques et des dossiers d’information sur certains sujets, notamment en vue de réunions ou de suivi de projets mis en œuvre

o   Interface entre les directions et la Direction générale afin de coordonner la constitution des fonds de dossiers et rédiger les éléments de langage

o   Suivi des réponses aux sollicitations

·         Assurer les aspects logistiques et la circulation des informations

o   Circulation fluide des informations avec les directions

o   Pilotage de la préparation et du suivi des réunions de la Direction générale

o   Programmation des réunions sur l’année

o   Élaboration de plannings annuels en fonction du type de réunion

Les domaines d’intervention concernés par le poste seront amenés à évoluer en fonction de l‘agenda et de l’actualité de la Direction générale.

Profil recherché

Diplôme requis :

Diplômé de l'enseignement supérieur (Bac +3 minimum), vous avez une bonne maîtrise de l’organisation des administrations publiques.

 

Expérience professionnelle requise :

 

Vous avez idéalement une expérience similaire au sein d’une administration publique (territoriale, hospitalière ou d’Etat) et un fort intérêt pour le domaine de la santé et de l'action publique.

 

Compétences clés recherchées :

 

Vous êtes particulièrement bien organisé et réactif, vous avez une forte capacité de travail. Vous avez une appétence forte pour travailler avec de nombreux interlocuteurs. Polyvalent, vous appréciez intervenir en logique de conseil et d'appui sur une très grande diversité de sujets et de projets.

 

·         Connaissance de l’environnement de l’administration

·         Discrétion professionnelle, loyauté et respect de l’obligation de réserve

·         Résistance au stress

·         Sens de l’intérêt général et du service public

·         Capacité à restituer des problèmes complexes

·         Esprit de synthèse et pragmatisme

·         Capacité d'écoute

·         Réactivité et disponibilité face aux situations d'urgence

·         Sens de la communication

·         Adaptabilité et disponibilité

·         Capacités d’analyse et de traitement des données et informations sensibles et transversales

·         Capacités d’expertise sur un contexte, une situation

·         Capacité à proposer des pistes d’améliorations en concertation avec les autres entités

·         Qualités rédactionnelles

·         Maîtrise de l’anglais

Informations complémentaires

Type de contrat : CDD 3 ans ou CDI par voie de mobilité interne uniquement

Catégorie d’emploi : CE2

Emploi repère : Chargé d’études et de projets

Localisation du poste : SAINT-DENIS

Candidater

Lieu d’envoi des candidatures : rh@ansm.sante.fr

Référence de l’offre : NP/DG/CHEFCAB

Date limite de dépôt des candidatures : 15 SEPT 2024

Référent technique : Directeur général