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AMM : cas général pour les demandes de modifications d’AMM nationales

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English version

Introduction

L’ANSM met en place de nouvelles modalités de gestion des demandes de modifications d’AMM dont l’objectif vise à garantir le respect des délais réglementaires en application des dispositions du règlement (CE) n°1234/2008 de la Commission du 24 novembre 2008.

Ainsi, pour les demandes de modification d’AMM soumises à compter du 6 novembre 2017, un accusé de recevabilité sera systématiquement envoyé par l’ANSM au titulaire ; cet accusé marquera le point de départ des délais réglementaires au terme desquels une décision expresse doit être notifiée.

Cependant, les demandes ne donnant pas lieu à une décision expresse de l'ANSM dans les délais réglementaires feront l'objet d'une décision implicite conformément à la réglementation :
  • Décision implicite d’acceptation pour les demandes de type IA et IB
  • Décision implicite de refus pour les demandes de type II

Modalités pratiques

Le traitement des demandes de modification d’AMM est le suivant.
  1. Réception de la demande : pour toute demande via CESP, un accusé de réception de la demande est automatiquement envoyé à l’envoyeur.
  2. Recevabilité de la demande : pour toutes les demandes de type IB et type II, un accusé de recevabilité ou de non-recevabilité de la demande sera systématiquement envoyé par courriel à l’envoyeur dans les 14 jours suivants la réception de la demande.

    Lorsque le dossier est complet et considéré comme conforme, l’accusé de recevabilité de la demande marque le point de départ des délais réglementaires et le démarrage de la phase d’évaluation (démarrage de la procédure ou J0).
  3. Evaluation de la demande : respect des délais et impact sur la décision
    1. pour une demande de type IA :

      En absence de décision expresse dans le délai de 30 jours après réception de la demande, la demande est réputée accordée.

      NB : il est rappelé qu’il n’existe pas de phase de recevabilité pour les demandes de type IA et qu’à ce titre, aucun J0 n’est envoyé pour ces demandes.
    2. pour une demande de type IB :

      En absence de décision expresse dans un délai de 30 jours après le démarrage de la procédure (J0) ou le re-démarrage à la suite d’un arrêt d’horloge, la modification est réputée accordée.
    3. pour une demande de type II classique :

      En absence de décision expresse dans un délai 60 jours après le démarrage de la procédure (J0) ou le re-démarrage à la suite d’un arrêt d’horloge, la modification est réputée refusée.
    4. pour une demande de type II concernant un changement ou ajout d'indication thérapeutique et modification visées à l'annexe V du règlement, partie 2 :

      En absence de décision expresse dans un délai 90 jours après le démarrage de la procédure (J0) ou 60 jours après le re-démarrage à la suite d’un arrêt d’horloge, la modification est réputée refusée.
    5. pour un grouping : les délais réglementaires de la demande de modification d’AMM la plus élevée ci-dessus s'appliquent sur l’ensemble de la demande.
  4. Demandes de compléments / arrêts d’horloge :

    Il est rappelé aux titulaires d’AMM que lorsque des compléments sont demandés par l’ANSM, des délais de réponse s'appliquent au-delà desquels sans réponse de leur part la demande de modification d’AMM sera considérée comme refusée.

    Par ailleurs, lorsque des demandes de compléments sont envoyées par courrier, un délai de 7 jours est accordé aux titulaires pour réceptionner ces demandes et pallier les éventuels délais postaux.
    1. lors de la phase de recevabilité :
      1. si le titulaire d’AMM n’a pas soumis les éléments demandés dans les 15 jours suivant la notification de non-recevabilité de l'ANSM, la demande de modification d’AMM sera considérée comme refusée.
      2. en cas de réponse, si le complément est jugé recevable, le J0 est alors émis dans les 7 jours suivant la réception du complément.
    2. en cas d’un arrêt d’horloge (lors de la phase d’évaluation) :
      1. pour une demande de type IB : le titulaire d’AMM a un délai de 30 jours pour fournir les compléments; sans réponse dans le délai imparti, la demande de modification d’AMM sera considérée comme refusée ;
      2. pour une demande de type II : le titulaire d’AMM a un délai de 60 ou 90 jours (extension d’indication) pour fournir les compléments ; sans réponse dans le délai imparti, la demande de modification d’AMM sera considérée comme refusée ;
  5. Formalisation des décisions : Notification expresse ou publication

    Les modalités de notification expresse demeurent inchangées. Elles sont réalisées par courrier dans les délais réglementaires et le cas échéant, les annexes de l’AMM sont envoyées en parallèle par courriel. Le fichier électronique des annexes de l’AMM doit être utilisé pour les demandes de modification ultérieures.

    A défaut de notification expresse, une décision implicite s’applique et il n’y a par principe pas de notification.
    En revanche, dans le cas des décisions implicites, une publication est possible uniquement pour les décisions implicites d’acceptation ayant un impact sur les annexes de l’AMM. Les annexes de l’AMM mises à jour feront alors l'objet d'une publication sur les bases publiques du médicament (BDPM et RSP) et ce, dans les deux mois qui suivent l’expiration du délai réglementaire.
    Ne feront l’objet d’aucune publication :
    1. les décisions implicites d’acceptation n’ayant pas d’impact sur les annexes de l’AMM
    2. les décisions implicites de refus que la décision ait un impact ou non sur les annexes de l’AMM.
    3. La décision implicite est sans préjudice de toute mesure ultérieure que l’agence pourrait être amenée à prendre dans l’intérêt de la santé publique.
    Afin d'assurer la mise à jour toujours complète des AMM, il est nécessaire que les demandes de modifications ultérieures soient soumises seulement après l'expiration des délais règlementaires et/ou le cas échéant de la publication des annexes mises à jour de manière à repartir de la dernière annexe autorisée.
    Tout besoin urgent de dépôt devra faire l'objet d'une communication préalable auprès de la direction concernée en mettant en copie le pôle Flux de la DMFR (maxime.collet@ansm.sante.fr).

__________________

Implementation of the regulations on compliance with time limits for national MA
variation applications

Introduction

The ANSM is introducing a new approach to managing MA variation applications, designed to ensure compliance with regulatory deadlines, in accordance with Commission Regulation (EC) 1234/2008 of 24 November 2008.

For MA variation applications submitted from 6 November 2017 onwards, the ANSM will send an acknowledgement of receipt of a valid application to the holder. The time limit for notification of an express decision begins as of the date of this acknowledgement.

However, applications that do not receive an express decision from the ANSM within the regulatory time limit will result in an implicit decision, in accordance with the regulations:
  • Implicit decision to accept the variation, for variations of type IA and IB
  • Implicit decision to reject the variation, for variations of type II.

Practicalities

MA variation applications will be processed in accordance with the procedure detailed below.

  1. Receipt of application: For all applications submitted via the CESP, an acknowledgement of receipt is automatically sent to the applicant.
  2. Application validation : For all variations of type IB and II, an acknowledgement of receipt of a valid or an invalid application will be automatically sent to the applicant via email within 14 days of receipt of the variation application.

    If the dossier is complete and deemed compliant, the acknowledgement of receipt of a valid application marks the start of the evaluation phase (procedure launch date or D0) and the regulatory time limit applies as of this date.
  3. Evaluation of application: Compliance with time limits and impact on decision
    1. For type IA variations:

      If no express decision is issued within 30 days of receipt of the application, the application is to be considered accepted.

      NB: There is no validation phase for type IA variations and no D0 is therefore issued for these applications.
    2. For type IB variations:

      If no express decision is issued within 30 days of the procedure launch date (D0), or the re-launch date where the procedure has been paused, the variation is to be considered accepted.
    3. For standard type II variations:

      If no express decision is issued within 60 days of the procedure launch date (D0), or the re-launch date where the procedure has been paused, the variation is to be considered rejected.
    4. For type II variations regarding a modification to or addition of a therapeutic indication, and variations listed in part 2 of Annex V of the regulation:

      If no express decision is issued within 90 days of the procedure launch date (D0), or within 60 days of the re-launch date where the procedure has been paused, the variation is to be considered rejected.
    5. For a grouping: The regulatory time limits for the highest category of MA variation (listed above) apply to the whole of the application.
  4. Requests for supplementary information/clock-stop:

    MA holders are reminded that supplementary information requested by the ANSM must be provided within the specified time limit. If the information is not provided within this time limit, the MA variation application is to be considered rejected.

    Moreover, when requests for supplements are sent by mail, 7 days are granted to the holders to receive these requests and to mitigate possible postal delays.
    1. During the validation phase:
      1. If the MA holder has not submitted the requested information within 15 days of receiving an acknowledgement of receipt of an invalid application from the ANSM, the MA variation application is to be considered rejected.
      2. If the requested information is submitted and deemed to be valid, a D0 will be issued within 7 days of receipt of the supplementary information.
    2. In the event of a clock-stop (during the evaluation phase):
      1. For type IB variations: the MA holder has 30 days to provide the requested supplementary information. If the information is not submitted within this time limit, the MA variation application is to be considered rejected.
      2. For type II variations: the MA holder has 60 or 90 days (indication extension) to provide the requested supplementary information. If the information is not submitted within this time limit, the MA variation application is to be considered rejected.
  5. Confirmation of decisions: Express notification or publication

    The procedure for express notification remains unchanged. Express notifications are sent out by post within the regulatory time limit and, where applicable, the MA annexes are sent by email at the same time. The electronic file containing the MA annexes must be used for all subsequent variation applications.

    If no express decision is issued, the decision is implicit and no notification is therefore given.
    Implicit decisions will only be published where they accept a variation that has an impact on the MA annexes. In this case, the updated MA annexes will be published in the Public Medicines Database (BDPM) and Drug Directory (RSP) in the two months following the end of the regulatory time limit.

    The following will not be published in any way:
    1. Implicit decisions to accept a variation that has no impact on the MA annexes
    2. Implicit decisions to reject a variation, whether or not it has an impact on the MA annexes.
    Implicit decisions are made without prejudice to any subsequent measures that the agency may need to take in the interests of public health.

    To ensure that MAs are always updated fully, all subsequent variation applications can only be submitted once the regulatory time limits have expired and/or, where applicable, the updated annexes have been published, to ensure that the variations are based on the last approved annex.
    If a holder needs to submit a variation urgently, the relevant division should be contacted in advance, copying in the Standard and Flow Management Department (DMFR) (maxime.collet@ansm.sante.fr).